如何举办线上虚拟学术会议

如何举办线上虚拟学术会议

我们一直在组织各种不同的网络研讨会和视频学术会议。在本文中，我给大家分享我们在组织线上虚拟学术会议方面的经验。

1.什么是虚拟会议

虚拟会议与正常会议非常相似，但是由于不受限于单个地点或位置，因此具有巨大的优势。它们有时被称为在线会议，因为这些聚会是通过使用互联网进行的。只要拥有在线设备和互联网连接，任何远程参加会议的人都可以从世界各地加入。

除了不受地理位置限制，举办线上会议的好处还包括：

节省举办会议时可能需要的租用场地，员工和其他资源的成本。如果您有很多与会者，在这里可以节省很多。

易于测量。您确切知道有多少人参加，有多少观众观看了每个演讲。还有其他有用的指标可帮助您计划下一个会议并衡量您的成功。

将您的会议转移到线上的异步和同步方法

借助我们现在可以使用的技术，您可以选择在线组织任何会议。但是，您应该考虑的是要异步进行（例如，将预先录制的视频排成一行）还是同步进行（例如，流实时主题演讲）。您还可以通过使用先前准备的内容和一些实时插件来混合使用这两种方法（例如，流式传输预先录制的视频，然后与扬声器进行实时问答）。

根据您要组织的会议类型，可以使用以下两种方法。您的策略当然会反映出您正在组织的会议。一些最受欢迎的活动形式包括研讨会，问答论坛和讲习班，仅举几例。

如果您没有强大的技术背景和强大的团队来现场处理会议，我建议您尽可能多地异步进行，并以预先录制的研讨会和面板的形式准备一切。

这正是我们举办第一届虚拟会议期间采取的方法。我们与发言人预先录制了所有小组访谈和主题演讲，然后请专业视频编辑对其进行处理，并添加我们的品牌等。所有录音均放置在用于托管在线课程的平台上，并且我们正在根据较早制定的议程发布视频。我们的团队确保保持在线状态，以审核所有提出的评论并回答参与者的所有问题。

2.线上会议的注册报名

对于今天的会议策划者来说，有艾会网等许多工具可以协助进行会议注册。如果您进行了现场会议，则很有可能仍会在线处理注册。在深入研究软件选项之前，最好回答以下问题：

您想在研究过程中收集什么样的信息？

您希望参与者注册时为会议付费吗？

您是否希望参与者查看议程并选择他们在注册过程中感兴趣的事物？

您要提供团体注册吗？

会议后您如何处理与会者的数据（例如，您是否需要将其集成到某处）？

找到答案后，请进行一些研究，并确保在开始注册之前先进行所有测试。即使是最好的计划会议也可能会遇到一些麻烦，因此您对流程越是实践和熟悉，体验就会越流畅。注册尤为关键，因为您希望所有与会者都能轻松注册并访问您的会议。

3.举办在线学术会议的平台

您已经仔细考虑了会议的一般概念和注册过程。这将决定您应在哪个平台上实际举办会议。最后，您可能需要集成一些不同的工具才能为在线会议交付创造独特的体验。这完全取决于您的目标以及希望与会人员进行互动的数量和类型。您还应该考虑您选择的平台是否允许移动访问。如今，越来越多的人通过智能手机观看会议内容并与之互动，因此这确实是牢记的关键。

一些较小规模的会议可以考虑使用的免费选项包括腾讯会议，Zoom或LinkedIn实时流媒体服务，这些软件基本够用。如果您要组织更大规模虚拟学术会议并且需要更可靠的服务，则强烈建议您选择艾会网等更好用的付费系统。

4.与您的与会者互动

与参加者互动的方式有很多，它是在会议在线或发布之前开始的。考虑一下当观众注册会议时如何吸引他们。考虑让他们投票赞成他们最喜欢的演讲，提交他们的问题，甚至提议他们想见的演讲者。

我们经常听到在线会议更为糟糕，因为您无法与他人建立联系。好吧，尽管没有什么能打败人与人之间的互动，但是还有很多方法可以解决这一问题！您可以用微信或QQ建群，以允许人们彼此联系。报名参加会议时，您可以向所有人询问他们的优势以及他们正在寻求什么样的帮助。然后，您可以通过创建公共电子表格与与会者共享此信息。

如果您想在会议期间进行交流，那也可以！借助Remo等工具，您可以创建带有“主题”会议室的虚拟会议空间，人们可以在其中进出有关特定主题的讨论。

借助Hopin之类的解决方案或在常规会议工具上使用分组讨论室，还可以在会议中添加虚拟参展商/展位。为确保您的参与者有愉快的经历，您可以在邀请中添加或安排与参展商安排5-10分钟的快速会议的方式。这将帮助您更好地管理这些交互。

最后，别忘了在会议本身期间，您有很多与观众互动的方式。如果决定直播，则可以在聊天框中留下评论，从而对参加会议的人进行问答。

5.主持会议过程中的信息传达

思考议程并与您的发言人合作以确保他们能够传达主要信息非常重要。每个人都需要参加，以便使会议和您的消息保持一致。首先，您应该事先询问演讲者的演讲内容，以确保所有内容都与您要推送的主题和消息一致。

您甚至可以通过提供专门为该会议制作的演示模板来帮助保持连续性，或者至少通过提供要包含的幻灯片来帮助演示者增加一些一致性。例如，幻灯片的末尾是下一位发言人的身份，或者介绍幻灯片，将每个人的演讲联系在一起。

另一个重要提示是要求您的演讲者互相参考，并有助于增强会议的“会议感觉”。这将使您的与会者更像他们实际参加了会议。我们希望向所有进行预录制演示的演讲者推荐的最后一件事是将他们的主题演讲分成更小的部分。例如，可以在4×5分钟的录音中进行20分钟的通话。您的演示者将可以更轻松地传递他们想要的消息，并有更多的时间思考他们接下来要说的话。在这里充分利用远程方面的优势！

6.清晰的视频

最好在可以利用阳光的白天录制视频或直播。尝试找到一个墙壁浅色的安静房间，您可以在其中获得清晰的录制背景。您的着装方式以及是否化妆都完全是可选的，但是请避免穿着有图案或条纹的服装，因为它们可能会干扰视频。

通过将桌子或三脚架放在可以面对窗户的方式来获得最佳效果。如果您想拍摄出漂亮的照片，则所用的拍摄设备应与您的视线高度相距约70厘米。

如果您使用的是手机，甚至可以打开网格线以使自己处于合适的位置。您的胸部应该触摸中间方块的底线，而眉毛应该触摸中间方块的底线。如果您使用前置摄像头，请其他人帮助您以正确的方式站立。

您可能需要进一步编辑此视频，或在直播期间添加一些额外的效果。将自己放在相机前时，请务必考虑到这一点。您可能需要在侧面留一些水印或在底部留一些标题。

召开虚拟会议时，音频与视频同等重要。首先，选择一个安静的地方拍摄视频，并确保使用外部麦克风进行录制。有时，即使切换到常规的有线耳机也可以发挥作用。在进行实际录制或直播之前，请确保记录自己作为测试并检查视频质量。

如果您使用的是外部麦克风，请检查并更新音频驱动程序，以使其发挥最大作用。您可以在此处了解更多信息。暂时关闭设备上任何其他占用资源的应用程序也可能会有所帮助。如果您使用的是笔记本电脑并打算进行实时流式传输，请尝试插入以太网电缆以实现更稳定和牢固的wifi连接。

总之，举办虚拟会议的唯一限制是您自己的想象力。如果您面临着将现场会议转移到在线的挑战，请首先列出您通常会做的所有事情以及使该会议变得如此独特的所有事项。然后，您可以开始计划并考虑如何将所有这些内容转移到线上。